Office Manager / Kierownik biura zarządu [M/F/D]

O naszym kliencie

Naszym klientem jest sukcesywnie rosnąca firma z branży usługowej.

Opis stanowiska

Zarządzanie biurem - 40% czasu pracy:

• Zarządzanie pracą recepcji (1-2 FTE) - codzienny nadzór operacyjny, obsługa gości, poczty, kurierów oraz zaopatrzenia.
• Koordynacja infrastruktury i usług - współpraca z administracją budynku, dostawcami (sprzątanie, ochrona, telekomunikacja), kontrola umów i SLA.
• Wybór dostawców usług biurowych.
• Zarządzanie budżet operacyjny - monitorowanie OPEX, obsługa zamówień i faktur.

Wsparcie Executive - 40% czasu pracy:

• Wsparcie jednego z członków Zarządu - zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i podróży służbowych.
• Obsługa posiedzeń Zarządu i Rady - przygotowywanie pakietów informacyjnych, rejestrowanie decyzji i uchwał.

Zarządzanie obszarem HR - 10% czasu pracy:

• Onboarding i HR admin - przygotowanie miejsc pracy i wyposażenia nowych pracowników, współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowych, aktualizacja dokumentacji, obsługa umów i kalendarza urlopów, przygotowanie comiesięcznych zestawień (pracownicy, urlopy, szkolenia, rekrutacje), ewidencja czasu pracy i podwykonawców.

Pozostałe:

• Usprawnianie procesów i narzędzi - standaryzacja szablonów, optymalizacja workflow, udział w tworzeniu procedur i good practices.
• Organizacja eventów firmowych.

• Kilka lat doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (executive assistant / office manager / office coordinator),
• Doświadczenie w mniejszych strukturach z przekrojowością zadań - mile widziane,
• Doświadczenie w przygotowaniu agend, uchwał oraz organizacji podróży służbowych,
• Doświadczenie w zarządzaniu budżetem, dostawcami i przestrzenią biurową,
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. B2) - warunek konieczny,
• Wysoka samodzielność, poukładanie, inicjatywa, sprawczość,
• Otwartość, komunikatywność, poczucie odpowiedzialności,
• Gotowość na pracę stacjonarna ze sporadyczną pracą zdalną.

• Konkurencyjne warunki finansowe,
• Praca w międzynarodowym, różnorodnym środowisku,
• Stabilne miejsce zatrudnienia, w którym zaufanie, autonomia i profesjonalizm są realnymi wartościami,
• Możliwość wywierania bezpośredniego wpływu na funkcjonowanie biura i codzienną pracę zespołu,
• Praca w przyjaznej i swobodnej atmosferze, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów organizacyjnych,
• Szansa na długoterminową współpracę i rozwijanie swojej roli wraz z organizacją.